Note de synthèse avec l'IA à partir de plusieurs documents

Une note de synthèse rassemble plusieurs documents autour d'une question, selon un plan qui n'est celui d'aucun des documents. Pour la faire avec un assistant IA, travaillez en trois étapes : extraire de chaque document ce qui répond à la question, construire le plan, puis rédiger en citant la source de chaque idée. Demander tout d'un coup donne un texte fluide dont on ne sait plus d'où vient chaque affirmation.

Étape 1 : extraire, document par document

La documentation d'Anthropic recommande, quand on fournit plusieurs documents, d'entourer chacun d'une balise avec sa source, de placer les documents en haut du prompt et la demande à la fin. Elle conseille aussi de faire extraire d'abord les citations utiles avant toute rédaction.

<documents>
<document index="1"><source>[titre, auteur, date]</source>
[texte 1]
</document>
<document index="2"><source>[titre, auteur, date]</source>
[texte 2]
</document>
<document index="3"><source>[titre, auteur, date]</source>
[texte 3]
</document>
</documents>

Question de la note : [la question précise à laquelle la note doit répondre].

Pour chaque document, séparément :
- extrais mot pour mot les passages qui répondent à la question (5 au plus), numérotés D1-1, D1-2, D2-1… ;
- si un document ne répond pas à la question, écris-le.
Ne rédige pas encore la synthèse.

Étape 2 : construire le plan

À partir des seuls passages extraits, propose un plan de note de synthèse en 2 parties et 2 sous-parties chacune.
Pour chaque sous-partie : son idée en une phrase, et les numéros des passages qui l'alimentent.
Signale les passages qui se contredisent entre documents.
N'ajoute aucune idée qui ne repose pas sur un passage.

Relisez ce plan avant d'aller plus loin. C'est ici que vous corrigez l'angle, que vous déplacez un argument ou que vous écartez un document peu fiable. Google recommande justement, pour une tâche complexe, d'enchaîner des prompts successifs plutôt que de tout demander en une fois : chaque étape se vérifie avant la suivante.

Étape 3 : rédiger

Rédige la note de synthèse selon le plan validé.
- Introduction : le contexte en 2 phrases, la question, l'annonce du plan.
- Chaque idée renvoie à sa source entre parenthèses : (doc. 2) ou (doc. 1 et 3).
- Aucune opinion personnelle, aucune information extérieure aux documents.
- [Nombre] pages au plus, phrases courtes.
Si deux documents se contredisent, présente les deux positions sans trancher.

Anthropic propose une vérification finale utile ici : faire relire la note par l'assistant en cherchant, pour chaque affirmation, la citation qui l'appuie, et retirer celles qui n'en ont pas.

Exemple

Exemple : le dirigeant d'une PME de transport frigorifique prépare une note pour ses associés sur le remplacement de sa flotte. Il dispose d'une étude de sa fédération professionnelle, de deux offres de constructeurs et d'un article de presse spécialisée.

• Question de la note : « Quels critères retenir pour remplacer six porteurs d'ici deux ans ? »
• Étape 1 : extraction des passages sur le coût, l'autonomie, les aides et l'entretien dans chacun des quatre documents.
• Étape 2 : plan en deux parties, « Ce qui fait le coût réel » et « Ce qui limite l'usage », avec les contradictions signalées entre les deux offres.
• Étape 3 : note de deux pages, chaque idée sourcée.

Les offres des constructeurs contiennent des prix négociés : il les remplace par des étiquettes avant de les coller (voir plus bas).

Les documents de l'entreprise

Selon votre assistant et vos réglages, il peut ne pas connaître vos documents sans que vous les lui donniez dans la conversation. Si votre note doit s'appuyer sur de nombreux documents internes (procédures, historiques, comptes rendus), il faut les rassembler et les coller à chaque fois. Pour un outil d'IA pensé pour les PME, vous pouvez aussi regarder ALMA, la plateforme IA pour PME éditée par IArche.

Avant de coller les documents

Une note de synthèse mobilise souvent des documents internes : offres reçues, comptes rendus, échanges avec des partenaires. La CNIL recommande de ne soumettre que des informations que vous êtes autorisé à partager. Les offres commerciales d'un fournisseur, par exemple, ne sont pas toujours destinées à circuler hors de l'entreprise : remplacez les noms et les montants par des étiquettes quand leur valeur exacte n'est pas indispensable.

À vérifier dans la note

• Chaque renvoi (doc. 1, doc. 2…) correspond-il à un passage réel du document cité ?
• Les contradictions entre documents sont-elles présentées, et non effacées ?
• Aucune conclusion n'a-t-elle été ajoutée par l'assistant au-delà des documents ?
• Les dates des documents figurent-elles, pour que le lecteur sache si l'information est récente ?