Résumer une transcription de réunion pour les absents

Une transcription de réunion est longue, répétitive et pleine d'hésitations : l'essentiel tient souvent en quelques décisions et quelques actions. Demandez à l'assistant de les extraire, avec la citation qui les justifie, et de signaler ce qui reste flou. Vous obtenez en dix lignes ce que les absents doivent savoir.

Cette page traite du résumé rapide d'une transcription. Un compte rendu formel ou un procès-verbal est un autre travail, avec sa propre forme et sa propre validation.

Le prompt à copier

<transcription>
[collez la transcription, noms remplacés par des fonctions ou des initiales]
</transcription>

Voici la transcription automatique d'une réunion de [durée] sur [sujet], entre [fonctions des participants].
La transcription peut contenir des erreurs de reconnaissance vocale.

Résume-la pour [les personnes absentes / l'équipe / la direction], 12 lignes au plus :
1. Décisions prises : chacune avec une courte citation de la transcription qui la montre.
2. Actions : qui, quoi, pour quand (si dit).
3. Points de désaccord ou reportés.
4. Passages incompréhensibles ou ambigus qui concernent une décision ou un chiffre.

Ne présente comme décision que ce qui a été clairement acté. Une idée évoquée sans accord va dans « reportés ».

Pourquoi demander des citations

Dans une réunion, beaucoup de choses sont dites et peu sont décidées. Sans consigne, un résumé transforme facilement « il faudrait peut-être revoir le planning » en « le planning sera revu ». La documentation d'Anthropic recommande, pour les longs documents, de faire extraire d'abord les citations pertinentes avant de rédiger, et de faire appuyer chaque affirmation sur une citation, en retirant celles qui n'en ont pas. Appliqué à une réunion, cela donne une règle simple : pas de décision sans la phrase qui l'acte.

Les erreurs propres aux transcriptions

Pour la première ligne, ajoutez au prompt :

Termes et noms qui reviennent dans cette réunion : [nom de produit], [nom de chantier], [sigle interne et sa signification].
Si tu rencontres un mot qui ressemble à l'un d'eux, considère que c'est lui et signale-le.

Exemple

Exemple : une réunion de 50 minutes entre la direction et les chefs d'équipe d'une entreprise de nettoyage industriel, sur l'organisation des tournées d'hiver.

<transcription>
[transcription]
</transcription>

Réunion de 50 minutes entre la direction et 4 chefs d'équipe sur les tournées d'hiver d'une entreprise de nettoyage industriel.
Transcription automatique, avec des erreurs possibles. Termes attendus : [noms des sites clients remplacés par Site A, Site B…], « astreinte », « autolaveuse ».

Résume pour les agents qui n'étaient pas présents, 10 lignes au plus, en langage simple :
- ce qui change pour eux et à partir de quand ;
- ce qui n'est pas encore décidé.
Pour chaque changement, cite la phrase de la réunion qui le décide.

Avant de coller la transcription

Une transcription contient la parole de chaque participant : opinions, désaccords, parfois des remarques sur des collègues ou des clients absents. Ce sont des informations sur des personnes. La CNIL recommande de ne soumettre que des informations qu'on est autorisé à partager, et la fiche France Num conçue avec la CNIL demande d'anonymiser ou d'écarter les informations relatives à des personnes physiques. Avant de coller, remplacez les noms par des fonctions et retirez les passages personnels qui n'ont pas de rapport avec les décisions.

À vérifier avant de diffuser

• Chaque décision est-elle appuyée par une citation qui l'acte vraiment ?
• Chaque chiffre (montant, date, quantité) a-t-il été confirmé par un participant ?
• Les responsables des actions sont-ils les bons ? Une erreur d'attribution crée vite un malentendu.
• Le ton : un résumé destiné à toute l'équipe ne doit pas reprendre les échanges tendus ou les remarques personnelles.