Résumer un fil de discussion : où en est-on vraiment ?

Résumer un fil de discussion, ce n'est pas résumer chaque message : c'est répondre à la question « où en est-on ? ». Demandez à l'assistant la chronologie courte, les décisions prises, les points encore ouverts et qui doit faire quoi. Vous rattrapez trois semaines d'échanges en deux minutes, et vous pouvez reprendre le dossier ou le passer à un collègue.

Le prompt à copier

<fil>
[collez le fil de discussion, en remplaçant les noms par des fonctions ou des initiales]
</fil>

Ce fil de discussion porte sur [sujet]. Le message le plus récent est [en haut / en bas].

Résume-le pour [moi, qui reprends le dossier / un collègue qui n'a rien suivi] :
1. Où en est-on aujourd'hui, en 2 phrases.
2. Chronologie : les 5 à 8 étapes clés, avec leur date.
3. Décisions prises : ce qui a été accepté par toutes les parties, avec le message où c'est écrit.
4. Points ouverts : questions sans réponse, désaccords, demandes en attente.
5. Prochaines actions : qui, quoi, pour quand (si indiqué).

Distingue bien ce qui a été décidé de ce qui a seulement été proposé.

La dernière consigne est la plus importante. Dans un long fil, « on pourrait livrer le 12 » et « nous livrerons le 12 » se ressemblent, mais seule la seconde phrase engage.

Selon le type de fil

Exemple

Exemple : un conducteur de travaux reprend, pendant les congés d'un collègue, un fil de 35 mails avec un client sur des travaux de rénovation de cuisine.

<fil>
[fil de mails, noms remplacés par « le client », « le conducteur de travaux », « le cuisiniste »]
</fil>

Ce fil porte sur la rénovation d'une cuisine. Le message le plus récent est en haut.

Je reprends le dossier pendant les congés de mon collègue. Résume selon le plan suivant :
1. Où en est le chantier, en 2 phrases.
2. Les modifications demandées par le client depuis le devis signé, avec leur date et la réponse donnée.
3. Ce qui a été accepté par écrit, avec la date du message.
4. Les questions du client restées sans réponse.
5. Les prochaines interventions prévues, avec la date si elle est indiquée.

Distingue ce qui a été accepté de ce qui a seulement été évoqué.

Un fil très long

Si le fil est trop long pour être résumé en une fois, découpez-le. Google recommande, pour une tâche complexe, d'enchaîner plusieurs prompts dont chaque réponse sert d'entrée au suivant :

1. Collez la première moitié et demandez la chronologie et les décisions.
2. Collez la seconde moitié avec le premier résumé, et demandez de le compléter.
3. Demandez enfin le point « où en est-on » à partir des deux.

Voir aussi document trop long pour l'IA.

Les outils intégrés aux messageries

Certaines messageries résument elles-mêmes un fil. Microsoft indique par exemple que, dans Outlook, un bouton en haut de la conversation lance un résumé par Copilot, avec des renvois numérotés vers les messages d'origine. Ces résumés automatiques sont pratiques pour un aperçu ; pour distinguer décisions, propositions et engagements, un prompt structuré comme celui-ci reste plus précis.

Avant de coller le fil

Un fil de discussion rassemble les messages de plusieurs personnes, parfois extérieures à l'entreprise, avec leurs signatures et leurs coordonnées. La CNIL recommande de ne soumettre à un outil d'IA générative que les informations que vous êtes autorisé à partager. Remplacez les noms par des fonctions (« le client », « l'acheteur », « la comptable ») : le résumé n'en sera pas moins clair, et l'assistant n'a pas besoin de savoir qui est qui pour suivre le fil.

À vérifier dans le résumé

• Les décisions : retrouvez le message où chacune est écrite. Une décision sans message d'appui est peut-être une proposition.
• La dernière version des chiffres et des dates : dans un fil, un prix peut changer trois fois.
• Les points ouverts : relisez les derniers messages, c'est là que se trouvent souvent les questions en attente.
• L'ordre : si la chronologie paraît incohérente, l'assistant a peut-être lu le fil à l'envers.